Douceurs et petits poids s’engage à protéger le droit à la vie privée de toutes les personnes au sujet desquelles des renseignements personnels sont recueillis.
La protection de la vie privée des personnes et renseignements personnels figure dans les législations provinciale et fédérale. L’entreprise et tous ceux qui y travaillent s’engagent à se conformer à ses obligations et directives en se pliant aux diverses modalités juridiques en matière de protection des renseignements personnels.
En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web ou de notre portail patient, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, et vous autorisez la Douceurs et petits poids à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.
Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Nous ne recueillons que des renseignements personnels qui sont nécessaires à la création de votre dossier et à votre suivi tel que :
- Des coordonnées, comme les noms, prénoms, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
- Les observations suite aux cours tel que, maux, problématiques, blessures ainsi que les prénoms des enfants, date de naissance ou d'accouchement
- Les observations suite au soins, un résumé de toute communication et les soins apportés
- Les demandes de consultations, comptes rendus, rapports et demandes d’examens;
- Un sommaire de votre historique médical lorsque nécessaire pour les soins (médicaments, allergies, etc.)
- Le cas échéant, les preuves du consentement qui nous a été donné dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels;
Qui peut consulter vos renseignements personnels?
L’accès aux renseignements personnels au sein de l’entreprise sera limité aux employés qui ont besoin de l’information pour s’acquitter de leurs tâches et aux professionnels qui doivent accéder aux renseignements personnels sur la santé des clients pour prodiguer des soins. Ces employés traiteront les renseignements de façon strictement confidentielle et ne donneront accès à ces renseignements à aucune personne non autorisée. Toute personne que nous embauchons doit respecter la présente politique et les procédures internes connexes. Toute violation de cette politique entraînera un congédiement.
Rôles au sein de l’entreprise
Les employés sont responsables de protéger la confidentialité des renseignements personnels dont ils disposent en vertu de la politique de confidentialité à l’interne que ce soit de la collecte de l’information à sa destruction.
Les professionnels ont une obligation de confidentialité découlant de la relation patient-professionnel en ce qui concerne la protection de ces renseignements. Ils sont assujettis à la loi sur la protection des renseignements personnels et s’assurent constamment de la conformité dans leur pratique.
La présidente du centre est responsable de la protection des renseignements personnels dans l’entreprise, elle doit :
- Veiller à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi;
- Répondre aux demandes d’accès, de rectification, de cessation de diffusion, de désindexation;
- Approuver les règles de gouvernance à l’égard des renseignements personnels;
- Tenir les registres de communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, incluant en cas d’incident de confidentialité;
- Être avisé en cas de tout incident de confidentialité;
- Être consulté lors de l’évaluation du risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité;
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
De la collecte de l’information à la destruction de renseignements collectés, notre entreprise à mise en place des mesures administratives, techniques et physiques appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction.
Nous nous engageons à recueillir que des données nécessaires et utiles, à limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels. Nous mettons en place des mesures de protection et des accès limités afin de respecter la conformité à la loi.
Consentement
Chez Douceurs et petits poids, les renseignements doivent être recueillis ou divulgués à la connaissance et avec le consentement de la personne en cause. Un consentement est un acte réfléchi qui répond à ces caractéristiques :
- Il doit être manifeste, c’est-à-dire évident, sans aucun doute, indiscutable;
- Il doit être libre, c’est-à-dire sans contrainte;
- Il doit être éclairé, c’est-à-dire spécifique, précis et rigoureux;
- Il est également donné à des fins spécifiques pour une durée déterminée;
Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels sans votre consentement, sauf s’ils doivent servir aux mêmes fins que celles pour lesquelles l’information a initialement été recueillie ou compilée, si l’utilisation est compatible avec cette fin ou s’ils doivent servir à une fin prévue au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Procédure en cas de plainte
Si vous pensez que vos renseignements personnels ne sont pas en sécurité dans notre centre ou qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel a pu avoir lieu, vous pouvez rejoindre la présidente au 438 509 6210 ou alice@douceursetpetitspoids.com. Un formulaire de plainte sera rempli et analysé par la direction.
En cas d’incident réel de confidentialité impliquant un renseignement personnel, Douceurs et petits poids s’engage à :
- Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature se reproduisent;
- Aviser la Commission d’accès à l’information;
- Inscrire au registre des incidents tous incidents de confidentialité.